Ursache ist häufig einer oder mehrere der folgenden Punkte, die den Spamscore der E-Mail erhöhen und dadurch zu einem Ausfiltern in den Spam-Ordner führen können:

• Verdächtiger Inhalt. Vermeiden Sie in Betreff und Inhalt der E-Mail typische spamverdächtige Wörter, z.B. Rolex, Viagra, Casino. Aber auch zunächst unverdächtig erscheinende Inhalte, wie z.B. „gratis“, können bei mehrfachem Vorkommen spamverdächtig sein. Auch eine „unglückliche“ Kombination von Wörtern, die ein Spamfilter fälschlicherweise als verdächtig einstuft, kann zu erhöhtem Spamscore führen. Hier hilft meist nur ein ausgiebiger Test per Ausschlussverfahren, welcher Teil der E-Mail zu der Spameinstufung führt.
• Verdächtiger Betreff. Vermeiden Sie z.B. Frage- und Ausrufezeichen, besonders deren Kombination, GROSSBUCHSTABEN, €-Zeichen, Dollarzeichen
• Phishing-Links. Vermeiden Sie es, in der html-E-Mail URLs als Klartext auszuschreiben und diese mit einem Trackinglink zu hinterlegen. Dies ist gängige Praxis von Phishingmails. Beispiel: „Bitte melden Sie sich auf www.promio.net an“. Stattdessen besser: „Bitte melden Sie sich hier an“.
• Zu viele E-Mails pro Zeiteinheit. Die E-Mail wurde mit gleichem oder ähnlichen Inhalt innerhalb einer eher kurzen Zeitspanne mehrfach verschickt (z.B. innerhalb eines Testversandes). Typische Spammails werden häufig mehrmals innerhalb kurzer Zeit verschickt. Daher filtern manche Spamfilter solche E-Mails aus.
• Unbekannter oder verdächtiger E-Mail-Anhang. Ein Dateianhang gilt als potenzieller Virenträger.
• Verdächtiger Bild-zu-Text-Anteil. Die E-Mail ist grafiklastig. Werbebotschaften möglichst in Text statt in Bildern transportieren. Mehr Text und möglichst kleine und wenige Bilder. Hier ist natürlich immer ein Abwägen mit dem Werbeziel notwendig!

Generell ist es oft nicht leicht nachzuvollziehen, warum eine E-Mail als Spam eingestuft wurde. Meist greifen dabei persönliche Regeln, die Ihr E-Mail-Client (z.B. Outlook) im Laufe der Zeit erlernt hat.

Wenn Newsletter nicht zugestellt werden, ohne eine Bounce-Meldung zurückzugeben, kann das mehrere Ursachen haben. Hier sind einige der häufigsten:

• Spam-Filter greifen stillschweigend ein. Verwendung von Spam-Filtern, die Mails möglicherweise direkt verwerfen, ohne den Absender zu benachrichtigen – ein sogenanntes „Silent Drop“.
• Domain-basierte Blockierung. Wenn die verwendete Domain auf einer Blockliste steht oder ein schlechtes Senderreputations-Score hat, wird häufig ohne Bounce blockiert.
• Benutzerbeschwerden. Wenn viele Empfänger Mails als Junk markieren, kann das zu einer temporären Blockierung des Absenders führen, ohne dass Bounces erfolgen.
• Nicht valider Quellcode. Manchmal kann es sein, dass der Quellcode einer Message zu Problemen bei der Zustellung führt. Sie können überprüfen, ob der Quellcode valide ist, z.B. im Online Validator des W3C Validator.