Durch den Zielgruppen-Import können Adressdaten in das promio.mail-System eingefügt werden. Nach einem erfolgreichen Import sind diese Adressdaten in promio.mail als Zielgruppe verfügbar.

Bevor Adressdaten in die promio.mail importiert werden können, müssen diese als csv- oder txt-Datei im FTP- oder SFTP-Ordner des aktuellen Mandanten (oder wahlweise des Mandanten, in dem man sich eingeloggt hat) abgelegt werden. Die Adressdaten müssen im Ordner upload/manual (FTP) bzw. incoming/upload/manual (SFTP) abgelegt sein.

Um Adressen zu importieren, benötigen Sie einen FTP-Client, mit dem Sie Daten sicher auf unseren Server laden können. Filezilla ist beispielsweise ein kostenloser Client, mit dem Sie unkompliziert Daten hochladen können. Die Zugangsdaten zum FTP-Ordner Ihres Mandanten wurden Ihnen nach Einrichtung von promio.net zur Verfügung gestellt.

Im ersten Schritt des Adress-Imports muss zunächst das Verzeichnis ausgewählt werden, in dem die zu importierende Adressdatei liegt. Die Dateien-Liste zeigt dann alle dort verfügbaren Dateien an. Diese Liste kann in Sortierung und Richtung angepasst werden. Die zu importierende Datei muss durch Klick markiert und die Wahl durch OK bestätigt werden. Der Import-Modus ist Standard.

Im oberen Teil der Ansicht sind Eigenschaften der ausgewählten Adressdatei einzusehen, z.B. der Dateiname, die enthaltene Zeilen- und Spaltenanzahl sowie das Trennzeichen zwischen den einzelnen Spalten. Im unteren Teil sind die in promio.mail definierten Spaltentypen sowie eine Stichprobe der Adressdatei zu sehen.

Im zweiten Schritt des Adress-Imports müssen allen zu importierenden Spalten der Adressdatei die in promio.mail verfügbaren Datenfelder zugeordnet werden. D.h. es muss bestimmt werden, in welcher Spalte der csv-Datei beispielsweise der Vorname enthalten ist, in welcher die Postleitzahl, der Wohnort etc. Nur so können in promio.mail in einem Mailing die Informationen z.B. für eine personalisierte Anrede korrekt abgerufen werden.

Treffen Sie diese Zuordnung per Drag&Drop, indem Sie die einzelnen Spaltentypen in die jeweilige unbezeichnete Spaltenüberschrift der Stichprobe ziehen. promio.mail erkennt einzelne Spalten automatisch - bitte kontrollieren Sie eine bereits getroffene Zuordnung zur Sicherheit. Falls eine Zuordnung falsch getroffen wurde, können Sie diese durch Klick auf das rote Kreuz wieder aufheben.

Wenn alle notwendigen Zuordnungen getroffen sind, können die Standardeinstellungen unter Optionen - falls notwendig - noch angepasst werden. Hier kann beispielsweise der Zeichensatz der Adressdatei geändert oder andere optionale Einstellungen getroffen werden. Anschließend bestätigen Sie die getroffenen Spaltenzuordnungen und Einstellungen mit OK.

Der Importprozess kann bis zu einigen Minuten dauern. Die Fertigstellung des gestarteten Jobs kann in der Job Queue nachverfolgt werden. Nach abgeschlossenem und erfolgreichem Import stehen die importierten Adressdaten in der Verwaltung als Zielgruppe zur Verfügung. Diese kann weiter bearbeitet oder zum Versand verwendet werden.