Personendaten sind bei Beendigung der bestimmungsgemäßen Verwendung grundsätzlich zu löschen. Gleichzeitig mit dieser Löschpflicht besteht aber nach wie vor die Nachweispflicht im Rahmen gerichtlicher oder außergerichtlicher Auseinandersetzungen, z.b. für die Einholung eines Optins oder die bestimmungsgemäße Verwendung der Daten. Damit besteht bis zu 36 Monate (Verjährungsfrist) nach Zusendung der letzten Nachricht ein berechtigtes Interesse, Personendaten zum Nachweis der bestimmungsgemäßen Verwendung zu speichern.

Für nähere Details verweisen wir auf dieses Dokument der Certified Senders Alliance (CSA): Löschpflicht vs. Nachweispflicht

Die in promio.connect gespeicherten Daten unterliegen daher folgender Standard-Löschregel:

• 36 Monate nach Eintragung einer Adresse in die Negativliste werden automatisch die Personendaten zu diesem Datensatz gelöscht. Die bis dahin gültige interne Benutzer-ID bleibt bestehen, der Datensatz enthält jedoch nach der Löschung keinerlei Daten mehr.
• Der Eintrag in der Negativliste bleibt bestehen und verhindert erneuten Import oder Neuanmeldung der Adresse.
• In einem Löschprotokoll werden Zeitpunkt und Umfang der Löschung dauerhaft protokolliert. Das Löschprotokoll enthält keine Personendaten.
• Nach der Löschung besteht somit keine Möglichkeit mehr, einen Bezug zu Personendaten herzustellen.

Diese Standard-Löschregel stellt den Mindestumfang dar. Davon abweichende, schärfere Löschregeln können pro Mandant definiert werden. Folgende Verfahren werden aktuell unterstützt:

• Parameter: Anzahl der Tage nach Eintragung in die Negativliste: Minimum: 1 Tag Maximum: 1095 Tage (3 Jahre)

• Parameter: Anzahl der Tage nach letzter Zusendung einer Nachricht: Minimum: 90 Tage Maximum: 1095 Tage (3 Jahre)

• Es kann ein automatischer Import-Prozess eingerichtet werden. Dort enthaltene E-Mail-Adressen werden automatisiert gelöscht. Die Verantwortung über die korrekte Nutzung dieses Löschprozesses obliegt dem Nutzer von promio.connect. Hinweis: ein möglicherweise fehlerhaft gelöschter Datensatz kann nicht in promio.connect wiederhergestellt werden.