Wie erstelle ich eine Auto-Kampagne?

Eine Auto-Kampagne dient in der Regel dem regelmäßigen und automatisierten Versenden von E-Mails, z.B. Geburtstags- oder Willkommensmails. Mit dem Workflow-Editor lassen sich auch komplexe Marketingprozesse mittels einer Drag & Drop-Oberfläche über Aktionen wie Filter, Zeitplaner, Versand etc. intuitiv abbilden. Creatives können im laufenden Versand angepasst oder ausgetauscht werden.

In der Übersicht aller angelegten Kampagnenentwürfe unter Versand → Entwürfe sind Auto-Kampagnen über das Symbol erkennbar. Ist das Symbol ausgegraut, ist die Auto-Kampagne nicht aktiv. Das entsprechende dunklere Symbol unter Reporting markiert aktive Auto-Kampagnen.

Um eine neue Auto-Kampagne anzulegen, klicken Sie unter Versand > Entwürfe auf den Button unten rechts Kampagne erstellen und wählen den Typ Auto-Kampagne aus.

Anschließend wählen Sie unter Beschreibung einen Namen für die Kampagne sowie den Auftraggeber aus.
Abschließend legen Sie die Zielgruppe der Kampagne fest:

Die Zielgruppe ist in aller Regel eine gewählte Auto-Zielgruppe. In sehr wenigen Fällen, wie bei einer Geburtstagskampagne, besteht die Zielgruppe aus allen Stammdaten des Mandanten.

• Bei Wahl einer (beliebigen) Auto-Zielgruppe laufen ausschließlich die Neu-Zugänge / Neu-Anmelder dieser Zielgruppe in Ihre Kampagne ein. Bereits vor der Aktivierung der Kampagne in der Auto-Zielgruppe befindliche Adressen werden standardmäßig nicht angeschrieben (siehe auch: Wahl des Startzeitpunkts bei der Aktivierung der Kampagne. Bei der Aktivierung gibt es die Möglichkeit, durch die Wahl des Startzeitpunktes diese Adressen mit anzuschreiben). Die Wahl einer Auto-Zielgruppe ist z.B. geeignet bei Willkommenskampagnen (nach Registrierung) oder anderen Werbefolgen, die nach einer zu definierenden Zeitspanne nach Einlauf in die Auto-Zielgruppe verschickt werden sollen.

• Bei Wahl von Alle Stammdaten laufen täglich alle in den Stammdaten Ihres Mandanten befindlichen Adressen in die Kampagne ein. Dies ist geeignet bei Kampagnen, die unabhängig von einer Anmeldung zu einem Newsletter o.ä. verschickt werden sollen und welche den mehrfachen Durchlauf einer Adresse durch die Kampagne erlaubt. Wählen Sie diese Option NICHT für Willkommenskampagnen. Häufigster Anwendungsfall: Geburtstagskampagne. Mit der Wahl Alle Stammdaten als Zielgruppe ist sichergestellt, dass alle Adressen täglich in die Kampagne einlaufen und durch den enthaltenen Filter dann auch täglich geprüft wird, wer an diesem Tag Geburtstag hat.

Wenn Sie alle Angaben zu Name, Auftraggeber und Zielgruppe gemacht haben, bestätigen Sie mit OK.

Im Entwurfsstadium gibt es in Auto-Kampagnen zwei verschiedene Ansichten:

• Details: Hier werden die Creatives einer Auto-Kampagne bearbeitet.
• Workflow-Struktur: Hier kann man die Kampagnenstruktur und damit den Workflow definieren.

Nach Aktivierung finden Sie die Kampagne unter Reporting. Dort steht zusätzlich noch der Reiter Reporting zur Verfügung.

• Reporting: Hier lassen sich die Creative-Statistiken einsehen.

Sollen innerhalb der Auto-Kampagne Creatives verschickt werden, so legen Sie über den Button unten rechts Creative erstellen alle benötigten Creatives in der Kampagne an.

Alle in der Auto-Kampagne angelegten Creatives werden in drei Status unterteilt:

• Entwürfe: alle neu erstellten Creatives
• Aktive: Liste der aktuell aktiv genutzten Creatives. Diese sind in einer definierten Aktion der Auto-Kampagne eingebunden.
• Inaktive: Liste der ehemals aktiven Creatives. Diese wurden einmal aktiv genutzt und dann gegen ein neues Creative ausgetauscht.

In den Reitern Aktive und Inaktive sind nur E-Mails zu sehen, wenn die Auto-Kampagne schon einmal aktiviert wurde.

Den Ablauf Ihrer automatisierten Kampagne und damit den Workflow definieren Sie intuitiv per Drag&Drop über die Kampagnenstruktur. Dabei können Sie alle Arten von Auto-Kampagnen abbilden.

Um den Workflow-Editor zu öffnen, klicken Sie einfach auf Workflow-Struktur.

Sie haben die Möglichkeit, ein vorhandenes Template auszuwählen. Möchten Sie ein Geburtstagsmailing verschicken, dann wählen Sie das entsprechende Template einfach aus und bestätigen mit OK. Im Falle eines Geburtstagsmailings wird Bezug genommen auf das Stammdatenfeld birthday (Format YYYY-MM-DD).

Wenn Sie einen eigenen Workflow- bzw. Kampagnen-Prozess abbilden möchten, dann klicken Sie auf Abbrechen.

Danach können Sie den Workflow der Auto-Kampagne ganz einfach erzeugen bzw. bearbeiten, indem Sie die vorhandenen Aktionen via Drag & Drop positionieren. Der Workflow eines Geburtstagsmailings auf Basis der Zielgruppe „alle Stammdaten“ sieht beispielsweise wie folgt aus:

Der Workflow-Editor bietet folgende Aktionen bzw. Funktionen:

Kennzeichnet den Beginn einer zu durchlaufenen Kampagne. Es muss definiert werden, ob ein User die Kampagne mehrfach durchlaufen darf.

Kennzeichnet das Ende einer durchlaufenen Kampagne bzw. Filterung.

Hiermit kann eine Wartepause (in Minuten, Stunden oder Tage) erzeugt werden.

Erlaubt Ihnen eine Bestimmung der zeitlichen Versendung. Tag, Monat, Wochentag und Uhrzeit können definiert werden.

Mit dieser Aktion wird der Versand bestimmt, d.h. es muss das zu versendende Creative ausgewählt werden.

Ermöglicht die Filterung nach bestimmten Kriterien oder Merkmalen, nachdem die Auto-Kampagne erfolgen soll.

Die Aufteilung ermöglicht eine mehrstufige Filterung oder Zeitplanung der Kampagne.

Mit dieser Aktion kopieren Sie den User in eine zu wählende Auto-Zielgruppe.

Mit dieser Aktion löschen Sie den User aus einer zu wählenden Auto-Zielgruppe.

Über Buttons links bzw. rechts oben stehen Ihnen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

Prüfen Sie Ihren Workflow auf Vollständigkeit. Fehlerhafte Elemente werden rot markiert.

Speichern Sie die Kampagnenstruktur nach erfolgreicher Erstellung und Prüfung. Falls die Struktur noch nicht final oder invalide ist, können Sie diese als Zwischenentwurf speichern. Eine finalisierte Struktur speichern Sie als aktive Struktur.

Alle in der Vergangenheit gespeicherten Entwürfe bleiben verfügbar und können über diese Aktion wieder geladen werden.

Ist Ihre Workflow-Struktur als aktive Struktur gespeichert, können Sie die Kampagne aktivieren.

1. Wechseln Sie in die Detailansicht der Kampagne.
2. Tragen Sie optional in den Einstellungen im Reiter Allgemein unter aktiv von und aktiv bis einen Zeitraum ein, innerhalb dessen die Kampagne aktiv sein soll.
3. Öffnen Sie die Aktion Aktivieren/Deaktivieren und klicken Sie auf Aktivieren.
4. Falls in der Struktur Creatives eingebunden sind, müssen Sie zunächst die Qualitätskontrolle dieser Creatives bestätigen. Wählen Sie dazu links jeweils ein Creative aus, prüfen Sie die angezeigten Test-Ergebnisse und klicken Sie dann auf den Button Qualitätskontrolle bestätigen. Wenn alle aufgelisteten Creatives bestätigt sind, klicken Sie auf Weiter zum nächsten Schritt.
5. Nun gelangen Sie zur Schritt-für-Schritt Aktivierung. Wenn Sie diese durchlaufen haben, wird der automatische Prozess gestartet. Bitte stellen Sie im 1. Schritt nochmal sicher, dass die Konfiguration der Kampagne dem gewünschten Kampagnenziel entspricht und ausschließlich Adressen mit Opt-In angeschrieben werden. Sollten Sie die Zielgruppe „Alle Stammdaten“ ausgewählt haben, so erhalten Sie an dieser Stelle eine zusätzliche Warnung, die Sie dazu auffordert, geeignete Filter zu definieren, da sonst der komplette Adressbestand jeden Tag neu in den Workflow eingefügt wird und dies zu Problemen führen kann.
6. Im 2. Schritt erhalten Sie die Möglichkeit zur Nachprozessierung von Adressen. Wenn Adressen, die in der Vergangenheit der gewählten Auto-Zielgruppe hinzugefügt wurden, für den Workflow berücksichtigt werden sollen, können Sie hier festlegen, ob und ab welchem Eintrittsdatum der Adresse in die Zielgruppe diese Nachprozessierung passieren soll. Je nach Auswahl wird Ihnen die Anzahl der betroffenen Adressen angezeigt.
7. Zur finalen Kontrolle werden Ihnen im 3. Schritt nochmal der Name, der Aktivitätszeitraum, die ausgewählte Zielgruppe sowie Daten zu einer eventuellen Nachprozessierung angezeigt.
8. Durch Klick auf den Button Auto-Kampagne aktivieren wird die Kampagne aktiv und nach Reporting verschoben.