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Wie richte ich ein Benutzerkonto für einen Mitarbeiter ein?
Um diesen Bereich in promio.connect zu nutzen, benötigen Sie das Recht Mandanten & Auftraggeber verwalten!
Dieses Recht ist in der Rolle Admin/Verwalter enthalten.
Neue Benutzer einrichten und bearbeiten können Sie im Bereich Verwaltung. Diesen erreichen Sie über den Button 
oben links.
Klicken Sie im Bereich Mandant / Firma auf Mandanten & Auftraggeber. Hier finden Sie drei Reiter:
- Mitarbeiter: Hier können Sie neue Benutzer einrichten, ändern, deaktivieren oder löschen.
- Lizenzen: Hier können Sie Ihre vorhandenen Lizenzen für bestimmte Tools einsehen.
- Mandanten & Auftraggeber: Hier können Sie neue Auftraggeber/Untermandanten anlegen sowie Benutzerzugänge für diese einrichten, ändern, deaktivieren oder löschen.
Neuen Benutzer erstellen
- Wählen Sie den Reiter Mitarbeiter, um einen Benutzer im aktuellen Mandant zu erstellen.
ODER
Wählen Sie im Reiter Mandanten & Auftraggeber durch Klick den Mandanten aus, in dem Sie einen Benutzer erstellen möchten. Der Mandant muss als Versender markiert sein.
- Wählen Sie die Aktion Benutzer anlegen unten rechts.
- Weisen Sie im geöffneten Dialog dem neuen Benutzer eine Rolle zu, geben Sie Name und E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an und legen Sie den Benutzernamen fest. Schließen Sie den Dialog über den Button Benutzer anlegen.
- Der Mitarbeiter erhält automatisch eine Registrierungsmail, über welche er sein Passwort wählt und sich anschließend damit einloggen kann.
Teilen Sie dem Mitarbeiter zusätzlich seinen Benutzernamen und die ID des Mandanten seines Benutzerkontos mit. Diese Informationen benötigt er für das Login.
Der Mitarbeiter sollte den in der E-Mail enthaltenen Registrierungslink zeitnah nutzen, da dieser, sofern nicht anders festgelegt, nach 24h abläuft!
Standardmäßig sind die in der Registrierungsmail und in der Passwort-Reset-Mail (Passwort vergessen? auf der Login Seite) angegebenen Links 24 h gültig. Für einen Mandanten kann die Gültigkeitsdauer aber individuell festgelegt werden. Dies kann für Registrierungs- und Passwort-Reset-Links unabhängig voneinander passieren.
Bei Interesse an einer abweichenden Gültigkeitsdauer kontaktieren Sie bitte das promio.net Support-Team.
Benutzer bearbeiten
Durch Klick auf einen Benutzer kommen Sie zu den Details und können folgende Änderungen vornehmen:
- Bearbeiten: Vorname, Name, E-Mail-Adresse oder Benutzername ändern
- Rolle: Rollenzuweisung ändern
- Mandantenzugriff steuern: Standard: Zugriff auf alle Mandanten oder per Checkbox festlegen, auf welche Mandanten der Benutzer zugreifen darf, optional: Standardmandant auswählen, in den der Benutzer nach dem Login automatisch wechselt.
- Benutzer zurücksetzen: Verschickt eine Registrierungsmail an den Nutzer. Nutzung sinnvoll, wenn
- der Benutzer nicht registriert ist, sich aber einloggen können soll.
- der Benutzer neu erstellt wurde, aber verpasst hat, den Registrierungslink rechtzeitig zu klicken.
- der Benutzer 2FA aktiviert hat und sein Gerät/App für 2FA nicht mehr hat.
- Aktivieren: Benutzer aktivieren/deaktivieren. Ein deaktivierter Benutzer kann bei Bedarf reaktiviert werden. 6 Monate nach Deaktivierung wird ein Benutzer aus Datenschutzgründen automatisch gelöscht. Die Aktion aktivieren ist nicht verfügbar für Benutzer, die nicht registriert sind.
- Löschen: Benutzer löschen. Ein gelöschter Benutzer wird komplett entfernt und kann sich nicht mehr einloggen.
Im Artikel „Wie lege ich eine Rolle an?“ erfahren Sie alles zum Thema Rollen & Rechte.
Weitere Informationen zur Steuerung des Mandantenzugriffs eines Benutzers finden Sie im Artikel „Wie steuere ich den Mandantenzugriff eines Benutzers?“.
Benutzer wiederherstellen
Wurde ein Benutzer versehentlich oder aufgrund Inaktivität aus Datenschutzgründen automatisch gelöscht, kann dieser wiederhergestellt werden. Bitte melden Sie sich in diesem Fall gerne über ein Ticket bei unserem Support-Team.